위원회의 활성화 방안

 

위원회의 활성화 방안

                                                                                                                     권오득 교수 번역

1. 위원회의 본질

  위원회는 두 사람 이상의 집단이다. 그리고 보통 지명 또는 위촉을 받기 때문에 위원회 구성에 있어서 제한이 있다. 이러한 점에서 보면 연합체나 조직의 회원신청과는 다르게 원원 위촉은 위원회의 업무와 관련하여 능력있는 사람들을 선택하게 되는 것이다.

 위원회는 상급 당국자들에 의하여 위임되는 것이 보통이다.

 “ Committee”의 어원은 라틴어의  “Committere"로서 그 의미는 위임이라는 뜻이다. 따라서 위원회는 일차적인 모체기구가 아니고 2차적인 보조기구인 것이다. 그렇다고 모든 위원회가 상급기구에서 위임하는 것만은 아닌 것은, 예를 들면 지역사회 청소년 문제들을 해결하기 위하여 스스로 위원이 되어 모이는 경우도 있다.

 그러나 이런 경우도 많은 주민들 중에서 선택적이 될 수밖에는 없는 것이다.

 위원회 위원들은 위원회 업무수행에 연대책임을 갖게 되는 것이다.

L.U-rwick 는 그의 위원회 개념정의에서 강조를 하기를, “위원회는 공동능력으로 위원회의 기능을 연대하여 수행하는 조건으로 업무를 할당받은 사람들의 집단이다. 그리고 필요한 권한이 그 집단의 어느 개인에게 주어지는 것이 아니고 그 집단자체에 주어지는 것이다.

 군의 부대나 학교 수업을 받은 학급 등은 부대장이나 선생에게 권한을 부여하는 것이지만, 위원회는 위원장이나 어떤 특정 위원에게 업무를 위임하는 것도 아니며 또한 필요한 권한을 전적으로 주는 것도 아니고 다만 그 위원회라는 집단에 주어진다는 것을 명심하여야 한다. 따라서 위원 개인이나 위원장에게 책임이 있는 것이 아니라 그 위원회에 책임이 잇는 것이다. 따라서 위원회는 집단적으로 위임된 권한 자체에 책임이 있다. 위원장은 지도자이지만 집행권한을 가지고 있는 것이 아니라, 다만 동료중의 제 1인자 (The First Equals)일 따름이다.“ 고 말한바 있다.

  위원회는 보통 민주주의 두 가지 특징을 보여주고 있다. 즉 위원회 구성원들에 의한 기본적인 힘의 균등과 견제이며, 업무 한계 내에서, 업무처리 절차와 집행에 있어서 고도의 자율성과 자유를 가지게 된다.

위원회는 위원회 활동과 관련하여 사실 확인 책임, 안정심의, 구체적인 계획, 건의, 정책, 집행 등에 대한 동의 또는 결정의 책임이 있다. 또한 위원회는 위임된 업무의 본질과 범위에 대한 근거규정이 있어야 한다. 정관에 의하거나, 이사회 회의록 또는 회장의 명령 등에 의한 설치규정이 있어야 있다.

  

  위원회의 크기는 보통 5인~10인 인것이 보통이나 위원회의 성격에 따라 인원수는 정해지고 있다.

 2.위원회의 활성화 방안

 ⑴ 위원회의 목표와 기능이 분명하여야 한다. 왜 이 위원회가 필요한가? 무엇을 하려고 하      는가? 목적은 무엇인가? 이 위원회가 정말 필요하며 바람직한 것인가? 등이 포함되어      야 한다. 위원회의 목표에 대한 개념을 정의하는 것이 출발점이 되겠다. 그 기능에 대      한 예를 들면,

① 정책, 사업, 집행에 대한 결정기능

② 정책사업 집행에 대한 건의기능

③ 정책결정기구나 대표에 대한 조언기능

④ 실무 책임자나 직원에 대한 방향제시 기능

⑤ 회원 또는 부서간의 조정효과기능

⑥ 사실조사에 대한 연구, 질문, 수행기능

⑦ 실정조사에 따른 관계처 방문 도는 삼사기능

⑧ 회원 교육 기능

⑨ 대민 관계 증진(홍보 위원회 등)

⑩ 직접행정이나 봉사활동 수행기능

⑪ 인사선임, 지명, 승인기능

⑫ 분쟁에 대한 판정 또는 중재기능

⑬ 기관, 사업 업무 등에 대한 후원 또는 지지기능 등이 있을 것이다.

 ⑵ 위원회는 담당하는 일에 대한 업무규정이 있어야 한다. 이러한 업무규정을 위임한 모체      기구로부터 만들어져 있지 못하면 위원회 자체가 초안을 만들어 승인을 받아야 한다.       이러한 업무규정에는 다음과 같은 점이 명시되어야 한다.

① 위원회 명칭

② 위원회 위임기관(단체 내규, 이사회 조치, 도는 회장의 결정

③ 권한 위임의 명시

④ 위원회 구성원들

⑤ 위원회 간부 (임원), 또는 임원선출 지침

⑥ 위임 날짜, 위원회의 존속기간과 임원과 위원의 봉사기간

⑦ 위원회의 업무처리 일정이나 최후 종결지침

⑧ 무엇보다도 위원회의 설치 목적과 목표를 분명하게 명시하는 등등이 되겠다.

 ⑶ 위원회의 적절한 구성원(위원)의 선임이 있어야 한다. 위원회를 구성한다고 문제가 모      든 해결되는 것이 아니다. 선임된 위원이 어떻게 효과적으로 일해 주느냐에 그 성공여      부가 달여 있다. 위원 선임에 고려해야 할 몇 가지 요소를 열거하면,

① 위원회 구성원(위원)수는 일의 성질과 정도에 따라 다르겠지만 예를 들면 정관이나 회     칙 초안을 위한 위원회는 3명 정도가 좋을 것이고, 이사회나 법인체 대표성을 위해서     는 25명 ~50명 여명이 바람직하고, 평균적인 위원회는 5명에서 10명 이내가 바람직     하다고 생각된다. 그래야 토론이 자유롭고 비공식적이면서 충분한 참여를 할 수 있을     것이다

② 위원회 구성원(위원)은 교육정도, 경험, 지식, 기술 등의 자격을 갖추어야 하고 회의     를 잘 참석하고, 관련서적, 독서, 연구관찰등을 통하여 위원회 일에 의욕적이어야 한     다.

③ 위원회 구성원(위원)은 봉사에 흥미가 있고, 열심히 하고자하여야 한다, 그리고 충분     한 시간, 건강과 열성이 있어야 한다.

④ 위원회 구성원(회원)은 위원회를 대표하기에 적절해야 한다.

⑤ 위원회 구성원(위원)은 하나의 집단으로 함께 일할 수 있어야 한다. 위원회의 일은 팀     웍이기 때문이다. 능력은 극히 뛰어나지만 개인적인 성향의 위원이 5명 모인 것보       다는 좀 뒤 떨어지지만 집단 활동에 적응을 잘 하는 5명의 위원이 더 유용하다고 생     각된다.

 ⑷ 모든 위원회의 위원은 적극적으로 참여해야 한다. 관계자료들을 검토함에 있어 보다 적      극적이어야 하며 토의나 집단 결정을 함에 있어서나, 회의참석에 있어서 적극적이어야      한다.

 ⑸ 위원회는 역량이 있고 지도력이 있는 집행부 임원과 사무직원이 뒷바라지를 해 주어야      한다.

 ⑹ 위원회의 회의는 적절한 배려가 있어야 한다. 회의준비, 회의 그리고 회의 뒤의 사후       조치 등이 배려되어야 한다. 회의시간도 1시간 또는 90분 이내가 좋다.

 ⑺ 위원회의 적절한 절차가 있어야 한다. 이를 테면,

① 회의 절차(의제채택 및 전 회의록 승인)

② 회의 부의 안건 경청(보고서, 공식 비공식 증언, 제안, 기타설명)

③ 토의 또는 토론

④ 결정 또는 건의 채택등의 되겠다

 ⑻ 회의 사전 준비와 사후조치가 적절히 되어야 한다. 사전준비는

① 회의 개최일시 및 장소 결정

② 의제 준비

③ 회의 개최 통지서 발송

④ 관련자료 수집 및 편집

⑤ 자료준비(예, 보고서, 초안, 메모, 설명서, 문제의 초점, 찬반안, 피지명자 명부 등)

⑥ 연구자료(모든 위원이 준비하거나 의장, 간사 또는 지명된 위원이 준비)그리고 사후조치는

㉠ 회의록 작성 및 우송,

㉡ 소위원회 또는 일을 맡은 위원들에게 업무에 대해 알려주기

㉢ 특별 임무 수행을 하는 위원에게 의장이나 간사, 또는 위원회를 돕는 직원들이 추후지원(Follow -up)

 ⑼ 위원회는 적절한 기록을 유지하여야 한다. 위원회 위원 개인 명부, 회의통지서, 의제,       회의록 및 보고서 등이 될 것이다.

 ⑽ 위원회는 단결력과 집단에 대한 충성심이 있는 집단 결속력이 생성되도록 해야 한다.       집단결속력이 생기게 하는 데는 특별한 처방이 있는 것이 아니고 다만, 위원회 목적에      대한 기대, 규칙적인 회의참석, 자유로운 참가, 훌륭한 지도력, 구체적인 업무에 대한       책임있는 집행, 회원 간의 상호수용과 건설적인 인간관계 및 집단과정에 대한 이해와       집단토론 등이 위원회를 성숙되게 할 것이다.

 ⑾ 위원회업적에 대한 정기적인 평가가 있어야 한다. 위원회의 보고서에 의하여 모체기구      (이사회등)에 평가될 수도 있고, 위원회 자체평가로 의장이나 위원회를 보좌하는 사람      들이 행적적인 평가를 할 수도 있다.

 ⑿ 위원회 및 위원의 해체 및 교체가 있어야 한다. 연례 평가기준을 마련하여야 한다.

① 그동안 위원회가 한 일과 성취도?

② 현재의 위치?

③ 위원회를 계속 유지할 것인가? 등의 평가의 기본 요소가 될 것이다.